Ohjaavat asiakirjat
Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan dokumentit
Erilaiset dokumentit ohjaavat HYYn toimintaa. Tällä sivulla dokumentit on jaettu HYYn toimintaa ohjaaviin dokumentteihin ja talousdokumentteihin. Toisena yläkategoriana oleva talousdokumentit on jaoteltu talouskokonaisuuksittain kolmeen: Ylioppilaskunnan, Ylvan ja Ylioppilaslehden talousdokumentteihin. Sivun päivittämisestä vastaa asiakirjasihteeri Henna Houttu (henna.houttu@hyy.fi), ole häneen yhteydessä mahdollisista puutteista sivulla.
Toimintaa ohjaavat dokumentit
Ylioppilaskuntaa ohjaavia dokumentteja on jaoteltu neljään osaan: sääntöihin ja strategioihin, erilaisiin ohjelmiin, päivittäistä toimintaa ohjaaviin dokumentteihin ja järjestöjen toimintaan liittyviin dokumentteihin.
Ylioppilaskunnan säännöt ja strategia
Hallinto-ohjesääntö on HYYn toimintatalouden toimintaa ohjaava asiakirja, joka perustuu ylioppilaskunnan sääntöihin. Hallinto-ohjesääntö on sääntöjen muissa kohdissa määrätty taloutta ja hallintoa koskeva ohjesääntö.
Hallinto-ohjesäännön laatimisesta ja hyväksymisestä vastaa edustajisto. Sen muuttamiseen vaaditaan enemmistö äänistä.
Hallinto-ohjesääntö määrittää HYYn toimintatalouden toimintaa, eli mm. edustajiston, HYYn hallituksen, keskustoimiston työntekijöiden, HYYn arkistointia ja ylioppilaskunnan taloutta. Lisäksi sitä sovelletaan kiinteistötalouden asioihin.
Hallinto-ohjesääntöä päivitetään tarpeen vaatiessa. Edellisen kerran sitä on päivitetty vuonna 2021.
Hallopedohjesääntö ohjaa yliopiston hallinnon opiskelijaedustajien eli hallopedien valintaa.
Hallopedohjesäännön päivittämisestä ja hyväksymisestä vastaa edustajisto.
Hallopedeja ovat muun muassa yliopiston hallituksen opiskelijaedustajat sekä yliopistokollegion, tiedekuntaneuvostojen, koulutusohjelmien johtoryhmien, oikeusturvalautakunnan sekä kansalliskirjaston johtokunnan opiskelijajäsenet. Hallopedohjesäännön lisäksi valinnoissa sovelletaan yliopistolakia, valtioneuvoston asetusta yliopistoista, yliopiston soveltuvia sisäisiä määräyksiä ja ylioppilaskunnan sääntöjä.Hallopedohjesääntö on päivitetty viimeksi vuonna 2017 ja sitä päivitetään tarpeen vaatiessa.
Strategia on sääntöjen jälkeen ylin Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) toimintaa ohjaava asiakirja, jossa ylioppilaskuntaa ja sen tavoitteita tarkastellaan kokonaisuutena. Strategiassa määritellään HYYn tarkoitus, unelma, arvot ja tavoitteet.
Strategian kokoaa HYYn hallitus haluamallaan tavalla, esimerkiksi perustamalla edustajistoryhmistä koostuvan työryhmän. HYYn hallituksen käsittelyn jälkeen strategia siirtyy edustajiston käsittelyyn, ja edustajisto on dokumentin lopullinen hyväksyjä.
Strategia toimii vuosittaisen toiminnan suunnittelun työkaluna. Sitä käytetään etenkin tavoiteohjelman suunnittelussa ja keskustoimiston työskentelyn ohjaamisessa. Strategia huomioidaan myös muiden toimintaa ohjaavien asiakirjojen ja eri ohjelmien valmistelussa.
Strategiaa uudistetaan säännöllisesti. Nykyinen strategia on hyväksytty vuonna 2020 ja se on voimassa vuoteen 2024 asti.
HYYn säännöt on ylin ylioppilaskunnan toimintaa ohjaava asiakirja, jossa määritellään muun muassa ylioppilaskunnan lainsäädännöllinen asema ja tarkoitus sekä ylioppilaskunnan hallinnollisten elinten, kuten edustajiston ja hallituksen tehtävät.
HYYn sääntöjen päivittämisprosessin aloittaa HYYn hallitus tai edustajisto, minkä jälkeen edustajisto käsittelee sääntömuutokset. Sääntöjen muuttamisesta on päätettävä kahdessa vähintään kahden viikon väliajoin pidettävässä edustajiston kokouksessa, ja muutoksen on saatava 2/3 kannatus. Edustajiston käsittelyn jälkeen yliopiston rehtori vahvistaa säännöt.
Säännöt toimivat HYYn kaiken toiminnan perustana, ja dokumentti toimii kaikkien muiden dokumenttien pohjana.
HYYn sääntöjä päivitetään tarpeen vaatiessa. Viimeisin sääntökokonaisuus on vuodelta 2013, ja päivityksiä on tehty 2016 ja 2018.
Merkkiohjesääntö ohjaa HYYn virallisten ansiomerkkien, kuten nauhojen, merkkien ja standaarien myöntämistä ja käyttöä.
Merkkiohjesäännön päivittämisestä ja hyväksymisestä vastaa edustajisto.
Merkkiohjesäännön tarkoituksena on ohjata HYYn erilaisten ansiomerkkien myöntämistä ja käyttöä. HYYn hallitukselle on annettu valta määritellä erikseen esimerkiksi ylioppilaskunnan lipun käytöstä.
Merkkiohjesääntöä on päivitetty viimeksi vuonna 2014 ja sitä päivitetään tarpeen vaatiessa.
Vaalijärjestys ohjaa HYYn edustajistovaalien järjestämistä.
Vaalijärjestyksen päivittämisestä ja hyväksymisestä vastaa edustajisto. Sen muuttamiseen vaaditaan enemmistö äänistä. Tämän jälkeen yliopiston rehtori vahvistaa vaalijärjestyksen.
Vaalijärjestys ohjaa edustajistovaalien vaalitapaa, äänioikeutta, keskusvaalilautakuntaa ja vaalilautakuntia, ehdokkaiden asettamista, vaaliliittoja ja vaalirenkaita, keskusvaalilautakunnan valmisteltavia toimenpiteitä vaalia varten, vaalitoimitusta, ääntenlaskua ja vaalituloksen määrittämistä ja muita vaalien kannalta tärkeitä asioita.
Vaaliohjesääntö on viimeksi päivitetty vuonna 2016, ja sitä päivitetään tarpeen vaatiessa. Vaalijärjestystä päivitetään syksyllä 2021.
HYYn ohjelmat ja poliittiset dokumentit
HYYn linjapaperi ohjaa HYYn toimintaa ja määrittelee sen toteuttaman edunvalvonnan kannalta merkittävät poliittiset linjat. Linjapaperin taustalla on ylioppilaskunnan strategia.
Linjapaperin laatimisesta ja hyväksymisestä vastaa ylioppilaskunnan edustajisto. Linjapaperin hyväksyntään riittää enemmistö äänistä.
Linjapaperin tarkoituksena on määrittää ylioppilaskunnan mielipide erilaisiin teemoihin, joista osa voi olla poliittisia. Teemat jaetaan pääasiassa kolmeen kategoriaan: Ylioppilaskuntaan, yliopistoon ja yhteiskuntaan. Linjapaperi toimii ylioppilaskunnan vaikuttamistyön pohjana.
Linjapaperia päivitetään tarvittaessa ja se on voimassa toistaiseksi. Tämän hetkinen linjapaperi on hyväksytty syksyllä 2021.
HYYn kaupunkiohjelma linjaa ylioppilaskunnan kaupunkipoliittista vaikuttamista sekä ohjaa ylioppilaskunnan kaupunkisektorin työtä.
Kaupunkiohjelman päivittämisestä ja hyväksymisestä vastaa edustajisto.
Kaupunkiohjelmaa käytetään kaupungin toiminnan haastamiseen, eli se kertoo kaupungille, mitä opiskelijat Helsingin yliopistossa kaupungilta toivovat. Tämän takia kaupunkiohjelmaan on nostettu erityisesti opiskelijoita koskevia teemoja: asuminen, liikenne, palvelut, kansainvälisten opiskelijoiden asema kaupungissa ja kaupunki yhteisöllisenä, vastuullisena ja osallistavana toimijana.
Kaupunkiohjelma on päivitetty viimeksi vuonna 2020 ja seuraavan kerran se tulee päivitykseen vuonna 2023. Tämänhetkinen dokumentti on voimassa 2021-2024.
Kestävän kehityksen suunnitelman tarkoituksena on vähentää HYYn toiminnan negatiivisia ympäristövaikutuksia ja edistää kestävän kehityksen periaatteiden toteutumista.
Kestävän kehityksen suunnitelman valmistelusta ja hyväksymisestä vastaa edustajisto.
Kestävän kehityksen suunnitelma korvaa aikaisemmin käytössä olleen ympäristöohjelman. Kestävän kehityksen suunnitelma määrittää myös HYYn alaisten järjestöjen toimintaa. Suunnitelma sisältää mittareita, joiden avulla suunnitelman toteutumista tarkastellaan.
Kestävän kehityksen suunnitelma on päivitetty viimeksi vuonna 2020 ja seuraavan kerran se tulee päivitykseen vuonna 2022. Tämänhetkinen dokumentti on voimassa 2021-2023.
Kielistrategiassa eritellään keinoja ja periaatteita, joilla ylioppilaskunta pyrkii tarjoamaan palveluidensa saavutettavuuden suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Kielistrategian päivittämisestä ja hyväksymisestä vastaa edustajisto. Täytäntöönpanoa valvoo HYYn hallitus.
Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan kielistrategia kuvaa ylioppilaskunnan monikielisyyteen liittyvää arvomaailmaa, toimii ohjenuorana ylioppilaskunnan sisäisen monikielisyyden toteuttamiseen ja määrittelee ylioppilaskunnan kielipoliittisia vaikuttamistavoitteita sidosryhmien suuntaan. Kielistrategian tarkoituksena on parantaa ruotsin ja englannin kielten sekä kansainvälisten opiskelijoiden asemaa ylioppilaskunnassa ja sen lähiyhteisöissä.
Kielistrategia päivitetään viiden vuoden välein. Kielistrategia on päivitetty viimeksi vuonna 2017 ja seuraavan kerran se tulee päivitykseen vuonna 2022. Tämänhetkinen dokumentti on voimassa 2018-2023.
HYYn vaaliohjelmat ovat valtion vaaleihin liittyviä dokumentteja, joka nostaa esille HYYn vaikuttamistavoitteet. Vaaliohjelmia tehdään esimerkiksi kuntavaaleihin ja eduskuntavaaleihin.
Vaaliohjelmien päivittämisestä ja hyväksymisestä vastaa edustajisto.
Vaaliohjelmaa käytetään HYYn keskustoimistolla ohjaamaan vaikuttamista ja viestintää liittyen kyseisiin vaaleihin. Se sisältää muutaman keskeisen vaikuttamisteeman ja niihin liittyviä tavoitteita.
Vaaliohjelmat päivitetään eri vaalien aikataulujen mukaisesti. Esimerkiksi nykyinen kuntavaaliohjelma on tehty vuonna 2020 ajatellen vuoden 2021 kuntavaaleja. Seuraavat kuntavaalit järjestetään 2025, mikä tarkoittaa, että kuntavaaliohjelma päivitetään vuonna 2024.
Yhdenvertaisuussuunnitelma kertoo, miten HYY ja sen toimijat edistävät yhdenvertaisuutta ylioppilaskunnassa ja sen piirissä toimivissa järjestöissä.
Yhdenvertaisuussuunnitelman päivittämisestä ja hyväksymisestä vastaa edustajisto.
Yhdenvertaisuussuunnitelmaa käytetään HYYn toimintaan vaikuttavana dokumenttina. Se määrittää myös HYYn alaisten järjestöjen toimintaa. Suunnitelma sisältää mittareita, joiden avulla suunnitelman toteutumista tarkastellaan.
Yhdenvertaisuussuunnitelma on päivitetty viimeksi vuonna 2020 ja seuraavan kerran se tulee päivitykseen vuonna 2022. Tämänhetkinen dokumentti on voimassa 2021-2023.
HYYn päivittäistä toimintaa ohjaavat dokumentit
HYYn GDPR dokumentit sisältävät vaatimusten mukaiset selosteet rekisterien pidosta ja tietosuojasta.
GDPR dokumenttien laatimisesta ja päivittämisestä vastaa ylioppilaskunnan pääsektori, eli hallituksen puheenjohtaja, pääsihteeri ja talouspäällikkö.
GDPR dokumentit ohjaavat ylioppilaskunnan tietojen käsittelyä ja tietojen säilyttämistä.
GDPR dokumentit päivitetään tarpeen vaatiessa.
Jatkuvan toiminnan kuvaus on kuvaus siitä, mitä toimintaa HYYn keskustoimisto toteuttaa päivittäin. Jatkuvan toiminnan kuvauksen tarkoituksena on tuoda julki kaikkia erilaisia työtehtäviä, mitä ylioppilaskunnan toimintaan ja hallintoon kuuluu.
Jatkuvan toiminnan kuvauksen päivittämisestä vastaavat keskustoimiston työntekijät.
Jatkuvan toiminnan kuvausta käytetään kuvaamaan sitä kaikkea toimintaa mitä HYYn keskustoimistolla jatkuvasti tapahtuu. Se on jaettu osiin eri sektoreiden mukaisesti, ja määrittää kustakin tehtävästä vastuussa olevat tahot.
Jatkuvan toiminnan kuvaus päivitetään vuosittain.
SYL-OLL-ohjausmuistio kuvaa Opiskelijoiden liikuntaliiton (OLL) ja Suomen ylioppilaskuntien liiton (SYL) toimintaa sekä avaa HYYn suhdetta näihin kattojärjestöihin.
SYL-OLL -ohjausmuistion valmistelusta ja hyväksymisestä vastaa edustajisto.
SYL-OLL -ohjausmuistiota käytetään liittokokousprosessin suunnitteluun ja aikataulun määrittämiseen. Lisäksi asiakirjasta löytyvät vuosikellot HYYn kannalta tärkeimmistä SYL ja OLL asioista.
SYL-OLL -ohjausmuistio on päivitetty viimeksi vuonna 2020 ja sitä päivitetään aina tarvittaessa.
Tavoiteohjelmassa määritellään HYYn kunkin toimintavuoden painopisteet. Tavoiteohjelman laatimiseen vaikuttavat ylioppilaskunnan strategia sekä ajankohtainen toimintaympäristön tilannekuva. Tavoiteohjelmassa kerrotaan mitkä strategiset tavoitteet ovat milloinkin erityisen huomion kohteena.
Tavoiteohjelman valmistelusta vastaa hallitus ja hyväksymisestä edustajisto.
Tavoiteohjelma ohjaa HYYn tavoitteita vuoden aikana. Se toimii pohjana toimiston toimintasuunnitelmalle. Se sisältää usein muutamaan tarkemman tavoitteen strategiasta, johon toiminta seuraavan vuoden aikana suunnataan.
Tavoiteohjelma päivitetään vuosittain, ja yleensä se käsitellään vuoden toisiksi viimeisessä edustajiston kokouksessa.
Toimintakertomus on HYYn keskustoimiston kokoama kertomus siitä, mitä toimintaa Ylioppilaskunnassa on vuoden aikana tapahtunut.
Toimintakertomuksen valmistelee HYYn keskustoimiston väki, ja se tuodaan kevään aikana edustajistolle edustajiston kokoukseen tiedoksi.
Toimintakertomuksen tarkoituksena on jättää muistijälki vuoden tapahtumista ja tehdä kokoava tarkastelu vuoteen ja sen tapahtumiin.
Toimintakertomus tehdään vuosittain ja se käsitellään edustajiston kokouksessa tilinpäätöksen yhteydessä.
Toimiston toimintasuunnitelma on tavoiteohjelman perusteella kasattu suunnitelma HYYn keskustoimiston toiminnasta kyseisenä vuonna.
Toimintasuunnitelman valmistelusta ja hyväksymisestä vastaa HYYn hallitus, ja toimintasuunnitelma tuodaan edustajistolle tiedoksi vuosittain helmikuun loppuun mennessä.
Toimintasuunnitelmassa tavoiteohjelman tavoitteille asetetaan toteutumissuunnitelmat, ja esimerkiksi määritetään tavoitteisiin liittyvien projektien aikataulut. HYYn hallitus kuulee toimiston työntekijöitä toimintasuunnitelmaa päivitettäessä.
Toimintasuunnitelma päivitetään vuosittain, ja yleensä se käsitellään vuoden toisessa tai kolmannessa edustajiston kokouksessa.
Turvallisemman tilan periaatteilla pyritään luomaan käytänteitä, joiden avulla jokainen pystyy edistämään yhdenvertaisempaa ja turvallisempaa ilmapiiriä. Nämä periaatteet koskevat HYYn toimintaa ja tapahtumia, kuten esimerkiksi edustajistoa tai fuksiseikkailua.
Turvallisemman tilan periaatteet luotiin vuonna 2021. Periaatteet päivitetään tarvittaessa, ja siitä vastaa HYYn hallitus.
Viestintästrategia on HYYn viestinnän oma strategia, jonka tarkoituksena on tehdä viestinnästä tavoitteellista ja tarkoituksenmukaista. Viestintästrategia ohjaa myös kriisiviestintää.
Viestintästrategian päivityksestä vastaavat viestintäsektori ja ylioppilaskunnan hallitus, joka toimii strategian hyväksyjänä.
Viestintästrategia toimii viestinnän suunnittelun pohjana. Sitä käytetään ohjaamaan päivittäisen viestinnän suunnittelua ja toteutusta.
Nykyinen viestintästrategia on voimassa 2020-2022 ja sitä päivitetään seuraavan kerran vuonna 2022.
Järjestöjen toimintaan liittyvät dokumentit
Alina-salin käyttösopimuksen ehdoissa on kuvattu Alina-salin käyttöön liittyvät ehdot.
Alina-salin käyttösopimuksen ehtojen laatimisesta vastaa talousjohtokunta, TJK.
Alina-salin käyttösopimuksen ehtojen on tarkoitus kertoa Alina-salia käyttäville järjestöille, mitä tilassa saa tehdä, ja mitkä ovat tilaa vuokraavien järjestöjen velvollisuudet.
Alina-salin käyttösopimuksen ehtoja päivitetään tarpeen vaatiessa.
HYYn järjestötilojen käyttöohjesääntö ohjaa HYYn ylläpitämien järjestötilojen käyttöä.
Järjestötilojen käyttöohjesäännön valmistelee järjestöasiantuntija ja hyväksyy pääsihteeri.
Järjestötilojen käyttöohjesäännön tavoitteena on ylläpitää tilojen viihtyisyyttä ja turvallisuutta. Ohjesääntö koskee kaikkia järjestötilasopimuksen tehneitä järjestöjä sekä niiden jäseniä ja vieraita.
Järjestötilojen käyttöohjesääntöä päivitetään tarpeen vaatiessa.
Järjestölehtituen myöntämisen ja käytön ehdot ovat dokumentti, joka ohjaa järjestöille myönnettävän järjestölehtituen myöntämistä ja käyttöä.
Järjestölehtituen myöntämisen ja käytön ehtojen laatimisesta vastaa talousjohtokunta, TJK.
Järjestölehtitukea voidaan myöntää sitä hakeneille järjestöille tässä dokumentissa esille tulevien ehtojen mukaisesti. Tuen tarkoitus on tukea järjestöjen omien lehtien tuottamista.
Järjestölehtituen myöntämisen ja käytön ehdot päivitetään tarpeen vaatiessa.
Kokoustilojen käyttösopimuksen ehdot on dokumentti, joka ohjaa ylioppilaskunnan kokoustilojen, Wilhelmsson-salin, Seppeleen, Barrikaadin ja Kabinetin käyttöä.
Kokoustilojen käyttösopimuksen ehtojen laadinnasta vastaa talousjohtokunta, TJK.
Kokoustilojen käyttösopimuksen tavoitteena on asettaa raamit kokoustilojen käyttämiselle, sekä tuoda esille mahdollisten rikkeiden seuraukset.
Kokoustilojen käyttösopimuksen ehtoja päivitetään tarpeen vaatiessa.
Projektituen myöntämisen ja käytön ehdot määrittelee projektituen hakuajan ja kriteerit projektituen myöntämiselle.
Projektituen myöntämisen ehtojen laatimisesta ja päivittämisestä vastaa talousjohtokunta, TJK.
Projektituen myöntämisen ja käytön ehtojen dokumentin on tarkoitus ohjata ylioppilaskunnan myöntämän projektituen käyttöä ja määrittää, millä perusteilla ylioppilaskunta projektitukea myöntää.
Projektituen myöntämisen ja käytön ehdot päivitetään tarpeen vaatiessa.
Sivistys-saunan käyttösopimuksen ehdot on dokumentti, joka ohjaa ylioppilaskunnan saunatilan, Sivistyksen käyttöä.
Sivistys-saunan käyttösopimuksen ehtojen laadinnasta vastaa talousjohtokunta, TJK.
Sivistys-saunan käyttösopimuksen tavoitteena on asettaa raamit saunatilan käyttämiselle, saunatilan käyttövuokralle, sekä tuoda esille mahdollisten rikkeiden seuraukset.
Sivistys-saunan käyttösopimuksen ehtoja päivitetään tarpeen vaatiessa.
Säännöt HYYn piirissä toimivaksi järjestöksi dokumentti ohjaa ylioppilaskunnan toiminnan piiriin hakevien järjestöjen hyväksymistä.
Säännöt HYYn piirissä toimivaksi järjestöksi laatii talousjohtokunta, TJK.
HYYn piirissä toimivien järjestöjen valinnan pohjalla toimivien sääntöjen on tarkoitus toimia ohjeena valintoja tekevälle TJKlle, jotta jokainen ylioppilaskunnan toiminnan piiriin hyväksytty järjestö toimii ylioppilaskunnan asettamien sääntöjen mukaisesti.
Säännöt HYYn piirissä toimivaksi järjestöksi päivitetään vuosittain.
Tilajako dokumentti on dokumentti, josta käy ilmi kyseisin tilakauden aikainen ylioppilaskunnan järjestötilojen jakautuminen järjestöille.
Tilajaon valmistelee talousjohtokunta TJK, joka kuulee prosessissa järjestöjä. Järjestöjen on haettava tilaa ylioppilaskunnalta päästäkseen tilajaon piiriin. Tilajaon hyväksyy ylioppilaskunnan hallitus.
Tilajaon pohjatyön tarkoituksena on tehdä kartoitus ylioppilaskunnan piirissä toimivien tilaa käyttävien järjestöjen tilankäytöstä, sen tarpeesta ja muutoksista. Lisäksi tilajaon periaatteet dokumentti toimii osana prosessia. Näiden perusteella luodaan tilajako seuraavalla tilajakokaudelle.
Tilajako tehdään kerrallaan yhdeksi tilajakokaudeksi, joka on yleensä neljän vuoden mittainen. Nykyinen tilajako on voimassa 2021-2023. Tilajakokausi on lyhyempi, sillä tarkoituksena on siirtää tilajaon ajankohta parittomille vuosille.
Säännöt uusien järjestöjen hyväksymisestä HYYn tiloihin tilajakokausien välillä
Tilajaon periaatteet on dokumentti, joka luodaan ohjaamaan tilajaon reilua toteutumista.
Tilajaon periaatteiden laatimisen hoitaa talousjohtokunta.
Tilajaon periaatteiden tarkoituksena on luoda pelisäännöt sille, miten tiloja tullaan jakamaan. Tämä helpottaa tilajaon tekemistä, sillä se estää eturistiriitojen tapahtumisen.
Tilajaon periaatteet päivitetään aina ennen tilajakoprosessin alkua, eli noin neljän vuoden välein. Seuraavan kerran vuonna 2023.
Toiminta-avustuksen ennakon myöntämisen kriteerit on dokumentti, joka ohjaa ylioppilaskunnan järjestöille jakaman toiminta-avustuksen jakamista ennakkoon.
Toiminta-avustuksen ennakon myöntämisen kriteerien laatimisesta vastaa talousjohtokunta, TJK.
Toiminta-avustuksen ennakon myöntämisen kriteereitä tarvitaan, sillä toiminta-avustuksen jako tehdään usein vasta huhtikuun alussa. Tämän voi tuottaa joillekin järjestöille taloudellisia haasteita. Jotta haasteita ei syntyisi, TJK myöntää hakemuksen asiallisesti täyttäneille järjestöille osa toiminta-avustuksesta ennen hakemusten käsittelyn päättymistä. Dokumentti määrittää, millaisin perustein toiminta-avustusta voidaan jakaa etukäteen.
Toiminta-avustuksen ennakon myöntämisen kriteerit päivitetään vuosittain.
Toiminta-avustusten jakomalli ohjaa sitä, miten ylioppilaskunta jakaa toiminta-avustuksia sitä hakeneille järjestöille ja millaiset kriteerit järjestöjen tulee avustuksen tiettyjen osien saamiseksi täyttää.
Toiminta-avustusten jakomallin valmistelee ja hyväksyy talousjohtokunta, TJK.
Toiminta-avustusten jakomallin tarkoituksena on toimia pohjana sille, miten toiminta-avustusta jaetaan. Se määrittelee avustusjaon kriteerit sekä määrittelee avustusten enimmäismuutokset sekä vähimmäismäärät. Dokumentti määrittää, miten toiminta-avustusta jaettaan.
Toiminta-avustusten jakomalli päivitetään vuosittain.
Toiminta-avustuksen myöntämisen ja käytön ehdot on dokumentti, joka ohjaa ylioppilaskunnan järjestöille tarjoaman toiminta-avustuksen myöntämistä ja käyttöä.
Toiminta-avustuksen myöntämisen ja käytön ehtojen laatimisesta vastaa talousjohtokunta, TJK.
Toiminta-avustuksen myöntämisen ja käytön ehdot antavat raamit sille, millainen järjestön tulee olla saadakseen ylioppilaskunnalta toiminta-avustusta. Dokumentti määrittää, kenelle toiminta-avustusta jaetaan.
Toiminta-avustuksen myöntämisen ja käytön ehdot päivitetään vuosittain.
Taloutta ohjaavat dokumentit
Talousdokumentit on jaoteltu talouskokonaisuuksittain kolmeen: Ylioppilaskunnan, Ylvan ja Ylioppilaslehden talousdokumentteihin.
Ylioppilaskunnan talousdokumentit
Ylioppilaskunta kerää jäseniltään jäsenmaksua. Jäsenmaksu määritellään lukukaudelle, ja siitä erotellaan erikseen syys- ja kevätlukukauden osa. Jäsenmaksu voi olla eri perustutkinto-opiskelijoille ja jatkotutkinto-opiskelijoille.
Ylioppilaskunnan hallitus tekee jäsenmaksusta esityksen edustajistolle, joka käsittelee ehdotuksen ns. budjettiedarissa, joka on yleensä vuoden viimeinen edustajiston kokous.
Jäsenmaksulla katetaan osa toimintatalouden kuluista. Tällä hetkellä ylioppilaskunta on edustajiston päätöksellä sitoutunut jäsenmaksuttomuustavoitteeseen vuoteen 2025 mennessä.
Ylioppilaskunnan hallinto-ohjesäännön mukaisesti edustajiston on talousarvion yhteydessä päätettävä ylioppilaskunnan jäsenmaksu tulevalle lukuvuodelle. Yliopiston rehtorin on vielä vahvistettava tämä jäsenmaksu.
Keskipitkän aikavälin taloussuunnitelma eli KTS määrittelee ylioppilaskunnan talouden ohjaamisen kolmelle toimintavuodelle.
KTS:n pohjaesityksen valmistelee ylioppilaskunnan talousjohtokunta TJK. TJKn esitys menee tämän jälkeen hallituksen käsittelyyn, minkä jälkeen se menee edustajiston hyväksyttäväksi. KTS:n hyväksymiseen tarvitaan enemmistö äänistä.
KTS:n tarkoituksena on ohjata ylioppilaskunnan talouden pitoa suurien linjojen kautta. Sen pohjalta muodostetaan vuosittaiset talousarviot.
Jokainen edustajisto hyväksyy KTS:n kerran toimikautensa aikana. Nykyinen KTS on hyväksytty vuonna 2021 ja se on voimassa vuoteen 2024 asti. Seuraavan kerran päivitys prosessi aloitetaan siis vuonna 2024.
Talousarvio on HYYn varainhoitoa koskeva vuosittainen suunnitelma.
Talousarvion valmistelee ylioppilaskunnan talous- ja palvelupäällikkö pääsihteerin ohjeistuksen mukaisesti. Pääsihteerin esitys käsitellään ensimmäisen kerran Talousjohtokunnassa, sitten hallituksessa, joka esittää sitä edelleen edustajistolle hyväksyttäväksi. Talousarvion hyväksyy Edustajisto.
Talousarvio kootaan muiden talousdokumenttien, esimerkiksi keskipitkän aikavälin taloussuunnitelman (KTS) pohjalta. Talousarvion on tarkoitus olla seuraavan vuoden taloudenpitoa tarkasti määrittävä tekijä.
Edustajisto hyväksyy talousarvion seuraavalle toimintavuodelle aina ennen edellisen vuoden loppua. Yleensä tämä tapahtuu vuoden viimeisessä edustajiston kokouksessa, ns. budjettiedarissa.
Ylioppilaskunnan toimintatalous on lakisääteisen, itsehallintoon oikeutetun julkisoikeudellisen yhteisön säännöksiin ja talousarvioon sidottua käyttötaloutta, johon kulloinkin kuuluvan toiminnan määrittelee ylioppilaskunnan edustajisto. Ylioppilaskunnan toimintataloutta sääntelevät ylioppilaskunnan säännöt ja hallinto-ohjesääntö.
Toimintatalouden tilinpäätöksen ja talouskertomuksen laadinnasta vastaa ylioppilaskunnan talouspäällikkö. Tilinpäätös ja talouskertomus tuodaan kevään tilinpäätösedariin hyväksyttäväksi. Toimintatalouden tilinpäätös ja talouskertomus laaditaan vuosittain.
Ylvan toimintaan liittyvät dokumentit
Kiinteistötalouden tilinpäätös on lakisääteinen dokumentti, jonka toimii pohjana yrityksen veroilmoitukselle ja määrittää yrityksen jakokelpoiset varat.
HYYn kiinteistötalous harjoittaa kiinteistösijoitustoimintaa ja arvopaperisijoitustoimintaa (arvopaperisalkku ja venture-sijoitukset). Toimintaa harjoitetaan markkinointinimellä Ylva (aikaisemmin HYY Kiinteistöt). HYYn kiinteistötaloudella on viisi tytäryhtiötä: Ylva Palvelut Oy, Kiinteistö Oy Leppätalo, Kiinteistö Oy Kaivokatu 12, Ylva Helsinki Oy ja Kiinteistö Oy Helsingin Lyyra. HYYn kiinteistötalous tytäryhtiöineen ja Ylva Palvelut Oy yhdessä muodostavat Ylvan. HYYn kiinteistötalous on konsernin emoyhteisö.
Kiinteistötalouden tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinnasta vastaa Ylva. Kiinteistötalouden tilinpäätöksen esittää hyväksyttäväksi Ylvan hallitus ja sen hyväksyy ja allekirjoittaa HYYn hallitus. Hallintoneuvosto lausuu tilinpäätöksestä edustajistolle. Tilinpäätös ja toimintakertomus tuodaan kevään tilinpäätösedariin edustajiston vahvistettavaksi.
Kiinteistötalouden tilinpäätös ja talouskertomus laaditaan vuosittain.
Helsingin yliopiston ylioppilaskunta on itsehallintoon oikeutettu julkisyhteisö, jonka asema perustuu yliopistolakiin (558/2009). Lakiin perustuvien vahvistettujen ylioppilaskunnan sääntöjen perusteella kirjanpitolain alainen ylioppilaskunnan omistamien kiinteistöjen talous toimii kirjanpitolain tarkoittaman eri yhteisömuotoisen konsernin eli Ylvan emoyhteisönä. HYYn kiinteistötalous omistaa 100 % Ylva Palvelut Oy:n osakekannasta. Ylva Palvelut Oy:n lisäksi HYYn kiinteistötalous omistaa 100 % Kiinteistö Oy Kaivokatu 12:sta, 100 % Kiinteistö Oy Helsingin Lyyrasta, 100 % Ylva Helsinki Oy:stä ja noin 60 % Kiinteistö Oy Leppätalosta. Ylvan omistaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunta ja Ylvan tuotoilla mahdollistetaan aktiivista opiskelijaelämää.
Konsernitilinpäätös on Ylvan kaikkien eri osien tilinpäätöksen kokoava tilinpäätös, joka antaa selkeimmän kuvan Ylvan taloudellisesta tilanteesta.
Konsernitilinpäätöksen hyväksyy Ylvan hallitus, ja hallintoneuvosto lausuu konsernitilinpäätöksestä edustajistolle. Konsernitilinpäätös tuodaan tiedoksi kevään tilinpäätösedariin edustajistolle vuosittain.
Omistajastrategia eli omstra määrittelee HYYn tahdon Ylvan liiketoiminnan suunnasta ja luo puitteet Ylvan liiketoimintastrategioiden laatimiselle.
Omistajastrategian valmistelusta vastaa Ylva ja ylioppilaskunnan hallitus, ja sen hyväksyy ylioppilaskunnan edustajisto.
Omistajastrategian linjaukset luovat puitteet, joiden sisällä Ylvan liiketoimintastrategiat tulee laatia. Omistajastrategiassa määritellään mittarit, jotka osoittavat omistajan tahtotilan edistää näiden liiketoiminnan osa-alueiden positiivista kehitystä. Tämä asiakirja on julkinen ja tarkoitettu ylioppilaskunnan koko jäsenistölle. Edustajisto arvioi omistajastrategian toteutumista vuosittain tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä hallintoneuvoston laatiman lausunnon pohjalta.
Omistajastrategia päivitetään neljän vuoden välein, mutta sitä tarkastellaan kerran kunkin edustajiston kauden aikana. Tämä tarkoittaa, että tarkastelu tapahtuu kahden vuoden välein. Nykyinen omistajastrategia on voimassa 2022-2026. Seuraava päivitysprosessi aloitetaan vuonna 2024.
Hallinto-ohjesäännön mukaisesti Ylvan vuotuiset investointi-ja riskipuitteet määritellään tällä asiakirjalla. Pidemmällä aikavälillä investointi-ja riskipuitteita tarkastellaan Ylvan omistajastrategia-asiakirjassa.
Investointi- ja riskipuitteiden valmistelusta vastaa Ylva. Ylva toimittaa valmistellun dokumentin hallitukselle, joka esittää sijoitus ja riskipuitteita edarille hyväksyttäväksi. Hyväksyminen tapahtuu edustajiston kokouksessa, yleensä ns. budjettiedarissa, joka on yleensä vuoden viimeinen edustajiston kokous.
Investointi- ja riskipuiteasiakirjassa omistaja hyväksyy vastuuriskit ehdotetulle ajanjaksolle. Investointi- ja riskipuitteilla tarkoitetaan oman pääoman sijoitusten, osakaslainojen ja annettavien takausten tai muiden vakuuksien enimmäismääriä.
Vastuuriskiksi katsotaan: Oman pääoman ehdoin tehdyt sijoitukset, sisäiset ja ulkoiset lainat, annettavat takaukset, kiinnitykset ja vakuudet. Investointi- ja riskipuitteet määrittävät näiden riskien enimmäismäärän.
Investointi- ja riskipuitteet laaditaan vuosittain.
Ylioppilaslehden talousdokumentit
Ylioppilaslehden budjetti määrittää Ylioppilaslehden seuraavan vuoden taloudenpitoa.
Ylioppilaslehden budjetin laatii ylioppilaslehden päätoimittaja, ja sen hyväksyy ylioppilaslehden kustannus OY:n hallitus. Ylioppilaskunnan hallitus vahvistaa budjetin ja lopuksi talousjohtokunta, TJK, lausuu edustajistolle budjetista. Lopuksi budjetti tuodaan vielä edustajiston tiedoksi ns. budjettiedariin, joka on yleensä vuoden viimeinen edustajiston kokous.
Ylioppilaslehden Kustannus Oy:n omistajaohjauslinjoja määrittelevä asiakirja (YKOOMA) määrittää omistajan tahdon Ylioppilaslehden Kustannus Oy:n liiketoiminnan suunnasta. Ohjausasiakirjan linjaukset luovat puitteet, joiden sisällä Ylioppilaslehden Kustannus Oy:n strategia tulee laatia.
Omistajaohjauslinjoja määrittelevän asiakirjan valmistelusta vastaa ylioppilaskunnan hallitus, ja sen hyväksyy ylioppilaskunnan edustajisto.
Omistajaohjauslinjoja määrittelevässä asiakirjassa määritellään Ylioppilaslehden Kustannus Oy:n arvot ja tavoitteet.Asiakirjalla ei puututa Ylioppilaslehden journalistiseen vapauteen. Edustajisto tarkastelee ohjausasiakirjan toteutumista vuosittain tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä Ylioppilaslehden Kustannus Oy:n hallituksen laatiman lausunnon pohjalta.
Omistajaohjauslinjoja määrittelevää asiakirjaa voidaan päivittää omistajan katsoessa se tarpeelliseksi, päivitystarvetta tarkastellaan vähintään joka neljäs vuosi.
Ylioppilaslehden Kustannus Oy:n omistajaohjauslinjoja määrittelevä asiakirja
Ylioppilaslehden tilinpäätös ja toimintakertomus on lakisääteinen dokumentti, joka kokoaa yrityksen toimintaa edellisen vuoden aikana.
Ylioppilaslehden tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatii Ylioppilaslehden päätoimittaja, ja sen hyväksyy ylioppilaslehden kustannus OY:n hallitus. Ylioppilaskunnan hallitus vahvistaa tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen, ja lopuksi talousjohtokunta, TJK, lausuu edustajistolle. Tämän jälkeen tilinpäätös ja toimintakertomus tuodaan edustajistolle tiedoksi keväällä tilinpäätösedarissa. Tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan vuosittain.